Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения

Назначение ответственного лица оформляется приказом, где указываются обязанности по ведению учета ТК, должность исполняющего и должность того, кто заменит его в случае отсутствия. Передача дел, связанных с движением ТК, должна сопровождаться соответствующим актом.

Всё это делает правильное ведение журнала, учитывающего оборот ТК, непременным условием беспроблемной работы организации. Обязательность книги учета движения трудовых книжек установлена Правилами их ведения и хранения, которые Правительство РФ утвердило постановлением № 225 от 16 апреля 2003 года.

Книга учета трудовых книжек

Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

Книга учета движения трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет.

В 9 графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.

Книга учета движения трудовых книжек

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

  • У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения (не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов) и предусмотренный срок хранения Книги – до 75 лет.
  • Все листы Книги должны соответствовать форме, утвержденной в Постановлении Минтруда России № 69 от 10.10.2003.
  • Книга должна обладать сквозной нумерацией и быть прошита. Исходя из сложившейся практики, можно утверждать, что оба варианта – и нумерация страниц, и нумерация листов – будут верными. Главное, обеспечить этими действиями невозможность добавления или изъятия из цельной Книги отдельных элементов.
  • На задней обложке Книги должна стоять заверительная запись, содержащая:
    • название журнала;
    • число страниц (или листов), указанное цифрами и прописью;
    • дату заведения реестра;
    • подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности заверяющего лица.
Рекомендуем прочесть:  Договор Купли Продажи Коттеджа С Земельным Участком

Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу. В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.

  • 1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.
  • 2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.
  • 5 – ФИО ее владельца без сокращений.
  • 6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:
    • образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк;
    • образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр);
    • образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.
  • 7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.
  • 8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.
  • 9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
  • 10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.
  • 11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.
    Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.
    Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.
  • 12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.
  • 13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.
Рекомендуем прочесть:  Госпошлина при отказе от иска в гражданском процессе

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения в готовом виде вы можете на нашем сайте. Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

Обратите внимание! Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225).

При увольнении работнику выдается его трудовая книжка. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в Книге учета трудовых книжек. Именно эта подпись работника и будет свидетельствовать о том, что трудовая книжка была выдана на руки сотруднику. Поэтому при увольнении и выдаче трудовой книжке не забывайте попросить работника поставить свою подпись в Книге учета трудовых книжек. В противном случае, работодателю доказать факт выдачи трудовой книжки будет весьма проблематично.

Журнал учета трудовых книжек

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».

Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

Учет трудовых книжек

— при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Ссылка на основную публикацию