Авансовый отчет как правильно оформить если нет чека

Подотчетное лицо составило авансовый отчет и приложило к нему товарный чек, где в графе — наименование товара — написано всего лишь одно слово — канцтовары

К сведению:
Если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (ст. 493 Гражданского кодекса РФ, далее — ГК РФ).
В договоре купли-продажи должны быть отражены все существенные условия, иначе договор будет считаться незаключенным. Незаключенный договор не влечет правовых последствий и не порождает для сторон прав и обязанностей.
Существенными условиями договора купли-продажи является, в частности, условие о предмете договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ), которое считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Указание в приложенном к авансовому отчету товарном чеке формулировки «канцтовары» не позволяет установить конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, их количество, стоимость каждой единицы товара и осуществить в дальнейшем их количественно-суммовой учет. Такие документы признают оформленными с нарушениями требований закона и не могут быть приняты к учету.

Особенности авансового отчета без кассового чека

  • порядковый номер, дату составления;
  • название фирмы либо Ф. И. О. индивидуального предпринимателя — поставщика товаров или услуг;
  • ИНН поставщика;
  • перечень товаров, услуг, оплаченных работником подотчетными денежными средствами, их количество;
  • сумму, которую работник внес в кассу поставщика в рублях;
  • должность, Ф. И. О., инициалы сотрудника, выдавшего товарный чек, его подпись.

Требуется ли в принципе сопровождать авансовый отчет какими-либо документами? В п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У говорится, что соответствующий отчет должен быть предъявлен бухгалтеру либо руководителю фирмы вместе с «прилагаемыми подтверждающими документами», но не уточняется, какими именно.

Авансовый отчет

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.

Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Документы к авансовому отчету – на каждый расход своя бумажка

Одним из подтверждающих документов является бланк строгой отчетности. Он сам по себе подтверждает затраты, других документов не требуется. Главное, чтобы были соблюдены требования по его форме и составлению. На бланке должны быть следующие обязательные реквизиты:

Рекомендуем прочесть:  При покупке квартиры на что нужно обратить внимание

Одна из часто встречающихся проблем с кассовыми чеками – их выцветание. Представьте, пришла к вам проверка и требует предъявить подтверждающие документы, чеки и т.п. Вы с полной уверенностью в себе достаете заветную папочку, а там… Чистые листочки бумаги, в которых от текста осталось только воспоминание.

Виды документов для авансового отчета

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Кассовые чеки – довольно проблемные документы. Из-за низкого качества печати некоторые реквизиты могут плохо читаться. А во время хранения они выцветают и могут становиться чистыми листами бумаги. Чтобы обезопасить себя, нужно делать копию чека сразу после его получения и заверять ее или у продавца, или у своего руководителя. Эти копии нужно хранить рядом с чеками.

Как составить авансовый отчет без кассового чека

После осуществления расчета за полученную услугу подотчетное лицо получает на руки корешок БСО, который может быть приложен к авансовому отчету в качестве подтверждающего документа. Однако сотруднику необходимо убедиться, что все реквизиты БСО оформлены верно, дабы у бухгалтера, принимающего авансовый отчет, не возникло каких-либо вопросов и претензий.

В случаях, когда у продавца нет возможности составить корректный приходный кассовый ордер или бланк строгой отчетности (об особенностях этих документов мы поговорим в следующих разделах), продавца можно попросить выписать товарный чек. Заметим такую особенность, что «товарник» выдается именно по просьбе покупателя, ведь в принципе его выдача не является обязанностью продавца.

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

Памятка подотчетному лицу

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли (за исключением организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками единого налога на вмененный доход) продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа — кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Рекомендуем прочесть:  Как выплачивается пенсионерам 13 процентов при покупке жилья

Практически каждое подотчётное лицо, представляя авансовый отчёт в качестве документа, подтверждающего произведённые расходы, прикладывает кассовый чек. Налоговики же при проверках некоторые из чеков не признают таковым документом. Поводом же для отнесения кассового чека к недействительному документу для проверяющих служит отсутствие на нём одного или нескольких обязательных реквизитов, наличие которых предписывается нормативными правовыми документами.

Подотчетное лицо составило авансовый отчет и приложило к нему товарный чек, где в графе — наименование товара — написано всего лишь одно слово — канцтовары

К сведению:
Если иное не предусмотрено законом или договором розничной купли-продажи, договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара (ст. 493 Гражданского кодекса РФ, далее — ГК РФ).
В договоре купли-продажи должны быть отражены все существенные условия, иначе договор будет считаться незаключенным. Незаключенный договор не влечет правовых последствий и не порождает для сторон прав и обязанностей.
Существенными условиями договора купли-продажи является, в частности, условие о предмете договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ), которое считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Указание в приложенном к авансовому отчету товарном чеке формулировки «канцтовары» не позволяет установить конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, их количество, стоимость каждой единицы товара и осуществить в дальнейшем их количественно-суммовой учет. Такие документы признают оформленными с нарушениями требований закона и не могут быть приняты к учету.

Авансовый отчет как правильно оформить если нет чека

Например, сотрудник компании закупил продукты и напитки и отчитался через авансовый отчет. Компания устроила фуршет для людей, которых может заинтересовать деятельность фирмы и ее продукция. Если просто списать такую покупку на расходы, то налоговый инспектор при проверке потребует убрать их из расходов, уменьшающих налог на прибыль, т.к. еда и напитки не нужны для ежедневного функционирования компании, которая занимается, например, продажей стоматологического оборудования. Фирме выгоднее, чтобы такого не произошло. Поэтому можно сделать приказ о том, что данное мероприятие — это представительские расходы и перечислить в нем поименно всех приглашенных гостей. А в соответствии с Налоговым кодексом РФ, к представительским относятся как раз «расходы… на обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества». Если же круг гостей не ограничен, то можно сделать приказ на списание таких расходов в качестве рекламных затрат.

Компания может покупать всё, что угодно, но для уменьшения налога на прибыль использовать только те расходы, которые действительно необходимы в её деятельности. Если при проверке налоговый инспектор сочтёт, что какие-то произведенные затраты «лишние», то он уберёт их из расчета налога на прибыль, тем самым налог, который нужно заплатить, увеличится. Будут начислены пени за то, что компания не доплатила налог в нужном периоде.

Ссылка на основную публикацию